英語での記帳業務のtips →仕訳の摘要欄は長めに！

Hagiyamaです。

最近になって業務がやっと少しだけ落ち着いてきたので、雑記のようなブログの執筆をすることにしました。

世間では新型コロナウィルス変異型の蔓延やロシアによるウクライナ軍事侵攻といった大変な転換期にありますが、私個人として振り返ってみたら、昨年末から今日（執筆時点は３月１０日）までで、７０日間くらいの連続勤務をしていました。

けっして忙しさ自慢をしたいわけではないのですが、昨年１２月２６日から年末年始・土日も含めて今日３月１０日まで、パソコンを全く開かなかった日は１日もありません。

日曜の夜でも質問や依頼メールが来るので、スマホでメールの着信に気づくと、ＰＣを開いてなるべくすぐに返信するようにしています。

弊社は外資系企業の顧客がほとんどで１２月決算ばかりなので、どうしても毎年１月～２月は業務が集中します。

代わりに３月決算の多い国内企業の業務はほとんどやっていないので、私が監査法人の在籍時代あれほど忙しかった４月～５月は、今となってはほとんど忙しくありません。GWも暦通りに休みます。旅程は未定です。

さておき、弊社では顧客からの依頼に応じて、勘定科目の設定から会計仕訳の摘要欄に至るまで、記帳業務のすべて英語で行っています。

使用している会計ソフトは日本製の汎用品ですが（日本の税務申告のためには日本製を使用せざるを得ない状況なので）、英語で入力できる箇所はすべて英語で作成しています。

なぜ最初から英語で記帳するかといえば、親会社が海外にある場合や海外企業に会計報告が必要な場合は、日本の会計データの翻訳の手間を少しでも省くことができるからです。

英語で記帳の業務をしていて、とても大切なことだと感じたことがあります。

それは、「仕訳の摘要欄はだれが見てもわかるようになるべく長く細かく書け」ということです。

日本語で記帳する場合だと、「〇月分入金」「経費精算」とかの一言で終わらせることはよくありますし、証憑があるので内容もわかることが多いです。

ですが英語の場合、帳簿を見る海外企業の経理担当者は摘要欄の記載だけで仕訳内容を理解しないといけませんし、記帳の基となる請求書などの書類は日本語なので、海外の方にとって日本語の資料を見ても内容があまり理解できません。

そのため、摘要欄がreceive（＝入金）やreimbursed expenses（＝経費精算）の一言だけの記載だと、どういった仕訳なのかが不明確で伝わらないことが多いです。それで海外から不明な仕訳の内容説明を求められるという・・

摘要欄の記載はなるべく細かく、かつ、長ければ長いほど相手に伝わるのではないかと感じます。

だけど摘要欄に長い英作文をする必要はなく、体言止めで十分なので関連する単語をなるべく多く並べていると、何の質問も来ないことが多いです。

あと仕訳の摘要欄で大切なことは、「仕訳の理由や原因の記載」です。

特に定例的でない突発的な仕訳を入力する際には、due to～やbecause of～で単語を繋げて原因事項を記載すると、とてもわかりやすくなると思います。

これはもしかしたら日本語での記帳でも同じことが言えるかもしれませんね。

以上、雑記でした。

３月も半ば。満開の桜を見るためにあともう少し頑張ります。